직장인 주목! 협업툴 도입 전 꼭 알아야 할 정보

SNACK

2022.12.16

직장인 여러분! 여러분은 회사에서 협업툴을 사용하고 계신가요? 재택근무, 원격근무의 일상화와 목표 달성을 위한 성과 관리 방법이 대두되면서 다양한 유형의 협업툴이 등장하고 있어요. 실제로 협업툴 시장은 국내뿐 아니라 해외에서도 가장 빠르게 성장하고 있는 분야 중 하나예요.📈 조사 결과에 따르면, 2021년 172억 달러 규모인 글로벌 협업툴 시장이 2028년에는 407억 달러 규모로 성장할 전망이에요.(출처 포천비즈니스인사이트)

그렇다면 협업툴이란 무엇일까요? 협업툴은 단순 그룹웨어나 메신저를 넘어 프로젝트 관리, 커뮤니케이션, 일정 관리, 자료 공유 등 업무 효율을 높이기 위한 다양한 기능을 제공하는 서비스를 말해요. ‘일을 위한 일’을 줄여주는 도구라고 할 수 있죠.

✅ 협업툴 도입에 앞서

우리 회사도 협업툴을 도입하자는데, 뭐부터 알아봐야 할지 고민되신다고요? 성공적인 도입과 안착을 위해서는 사전 과정이 필요해요. 체크리스트를 작성해 우리 조직에 협업툴이 필요한 이유가 무엇인지, 해당 툴의 사용성은 어떤지, 예산은 어느 정도인지 등을 먼저 파악해 주세요.

또, 시장이 커진 만큼 수많은 협업툴이 등장했어요. 분류해 보자면 크게 프로젝트 관리에 초점을 둔 유형과 메신저를 중점으로 하는 유형 등이 있는데요. 프로젝트 관리 기능이 강조된 유형은 업무 목표 달성을 목적으로 하며, 프로젝트별 보드를 생성하고 진행 단계나 담당자 등을 한눈에 보도록 제공해요. 그리고 간트차트^*로 일정을 파악하기 용이하게 도와줍니다.

*간트차트: 시간의 흐름에 따라 나눠진 표에 막대 형태로 업무를 표시해 진행 상황을 한눈에 파악하도록 만든 차트.

메신저와 커뮤니티 기능이 강조된 유형은 커뮤니케이션에 들어가는 리소스를 줄이는 역할이 커요. 대부분 직장인이 이메일 등 업무 관련 커뮤니케이션에 많은 시간을 쏟을 텐데요. 회사 문화가 탑다운 방식에서 수평적 조직으로 가는 경우가 많은 지금, 더더욱 소통의 중요성이 커지면서 오늘 소개해 드리는 서비스들이 도움이 될 것 같아요!

그럼 우리 회사에 맞는 협업툴은 어떤 것일까요?

📊 유형 1. 프로젝트 관리 기능이 강조된 협업툴

▪ 플로우

개별 프로젝트 중심으로 구성된 서비스예요. OKR 관리와 목표 달성률을 수치화해서 보여주기 때문에 관리에 용이하고, 외부인을 프로젝트에 합류시킬 수도 있어요. 클라우드형과 달리 구축형 상품으로 보안을 강조하는 조직에 적합해요.

▪ 지라

애자일^* 개발 조직에 적합한 서비스로, 개발 프로젝트를 관리할 때 사용하기 좋아요. 한 명의 업무 담당자를 지정하게 함으로써 책임감을 부여해 목표 달성률을 높일 수 있고, 나에게 할당된 업무만 모아 볼 수도 있어 효율적이에요.

*애자일: 소프트웨어 개발 방법론으로, 기획-구현-테스트-수정의 단계를 짧은 주기로 가져가 변화에 민첩하게 반응하겠다는 업무 방식.

▪ 아사나

본인 할당 업무와 진행 중인 모든 프로젝트를 볼 수 있고 진행 상황 등을 한눈에 파악할 수 있어요. 타임라인과 캘린더에서는 프로젝트를 일정 기반으로 정리해 제공하고요. 프로젝트마다 댓글 기능이 있어 의견 교환에 용이합니다.

▪ 트렐로

단순한 기능, 직관적인 인터페이스로 진입 장벽이 낮은 편이에요. 칸반보드^*를 메인으로, 프로젝트 관리에 용이하며 소규모 조직 혹은 팀 단위 작업에 적합해요.

*칸반보드: 프로젝트 정보가 기입된 카드를 업무 단계(예정-진행-완료 등)나 직무 유형별로 옮겨가며 관리하는 형식. 화이트보드 위 포스트잇을 온라인으로 만들어 놓은 듯한 형태이며, 진행 상황을 시각화하여 한눈에 보기 좋음.

▪ 노션

메모 앱으로 유명한 서비스. 기록에 최적화돼 있어서 회의록을 작성할 때 편해요. 한 가지 프로젝트를 보드, 타임라인, 캘린더 등 다양한 뷰로 볼 수 있어요. 외부 공유가 편리해서 개인 포트폴리오, 기업 채용공고 등 다양하게 활용돼요.

▪ 콜라비

문서 기반 협업툴. 페이지 내 댓글로 협업자 간 커뮤니케이션이 쉽고, 실시간으로 여러 사람이 동시에 문서를 편집할 수도 있어요. 노션과 메신저를 합쳐 놓은 듯한 인터페이스를 가졌고, 구축형 상품을 따로 제공해 보안이 중요한 조직에 이점이 있어요.

💬 유형 2. 메신저, 커뮤니티 기능이 강조된 협업툴

▪ 슬랙

프로젝트별 채널을 생성해 서비스를 이용할 수 있고, 메신저의 역할이 강해 커뮤니케이션에 드는 품을 확실히 줄여줘요. ‘리마인더’ 기능이 작업 관리에 도움을 주며, 다른 글로벌 서비스들과 연동 가능성이 높은 게 장점이에요. 메신저 계정을 추가하는 것처럼 워크스페이스를 추가해 업무와 일상 영역을 구분할 수도 있어요.

▪ 잔디

국내 메신저와 비슷한 UI/UX를 가져서 쉽게 적응할 수 있어요. '문서 미리 보기'가 가능해 공유한 파일을 미리 보기 하며 바로 피드백을 남길 수 있고, 각 대화방에서 주고받았던 파일을 한 번에 확인할 수 있어 파일 관리에 용이해요. ‘할 일 추가하기’ 기능으로 대화방에서 대화를 선택해 바로 업무에 추가할 수 있어요.

▪ 네이버웍스

게시판, 주소록 등 국내 기업문화에 어울리는 기능들을 가지고 있어요. 파파고 번역 서비스가 제공돼 외국어를 많이 사용하는 기업에 활용도가 높아요. 다른 협업툴에 비해 비교적 가격이 저렴해요.

▪ 카카오워크

카카오톡 기반의 익숙한 인터페이스를 가지고 있고 모바일 환경에 최적화돼 있어요. 전자결재, 근태관리 등이 가능해 국내 기업문화에 적합한 서비스예요. 무료 요금제에서도 화상 회의 기능을 제공해요.

▪ 미로

시각화에 초점을 둔 서비스예요. 화이트보드 기반의 템플릿으로 회의 때 칠판에 메모하는 것처럼 이용할 수 있고, 그래서 특히 비대면 환경에 적합해요. 브레인스토밍이나 매핑이 필요한 순간에 활용도가 높아요.

🤔 도입이 망설여진다면…!

소개해 드린 서비스들 잘 살펴보셨나요? 그래도 도입이 망설여진다면, 무료 버전을 이용해 보는 걸 추천해요. 대다수 협업툴이 무료 버전을 제공하고 있기 때문에 결제에 앞서 미리 사용해 보는 것도 좋은 방법입니다. 또한, 전사적으로 일시에 적용하기보다 소규모 팀 단위로 경험해 보는 것도 추천해 드려요. 가격은 필요한 기능에 따라 비싸게 느껴질 수도, 저렴하게 느껴질 수도 있으니 각 협업툴의 기능별 요금제를 살펴보고 결정하시길 바랍니다!

그럼 다음에도 직장 생활을 도와줄 슬기로운 정보로 돌아올게요! 다들 이번 주도 고생 많으셨습니다.✨

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